Como controlar o estoque de produtos e insumos

Por que o estoque de salão e clínica foge do controle?

O estoque de um salão ou de uma clínica tem três características que confundem qualquer controle feito de cabeça. A primeira é a mistura: o mesmo xampu pode ser vendido no balcão e usado na lavagem, e as duas saídas precisam de registros diferentes. A segunda é o consumo fracionado, em mililitros e gramas, que ninguém anota a cada atendimento. A terceira é o número de mãos: recepção, profissionais e quem faz as compras mexem no mesmo armário, e cada um sabe uma parte da história. O resultado aparece no pior momento, quando o produto acaba no meio da semana ou quando a compra chega e já havia três unidades guardadas. O caminho é trocar a memória por regras simples: cada produto com custo, preço e estoque mínimo, cada serviço com o consumo informado e cada movimento registrado com data e autor.

Como definir o estoque mínimo e cadastrar custo e preço de venda?

O estoque mínimo é a quantidade que segura o consumo enquanto a próxima compra não chega. Uma forma simples de calcular é olhar quanto do produto sai por semana e quantos dias o fornecedor leva para entregar, e somar uma margem para semanas mais cheias. No AgendaMax cada produto é cadastrado com nome, unidade, custo, preço de venda, estoque atual e estoque mínimo, e a unidade pode ser unidade, grama, quilo, mililitro ou litro. O custo serve para saber quanto dinheiro está parado no armário e quanto cada serviço gasta de material; o preço de venda vale para o que vai para o balcão. Quando a quantidade chega ao mínimo, o sistema mostra um alerta no menu e lista o produto na tela inicial, e o relatório de estoque traz quantidade, custo total e valor de venda de cada item.

Como dar baixa automática dos insumos usados nos serviços?

A baixa automática depende de uma informação que só o estabelecimento tem: quanto cada serviço consome. No AgendaMax o cadastro do serviço aceita um ou mais produtos consumidos, com quantidade fracionada, como 30 ml de xampu numa lavagem ou duas luvas num procedimento. Quando o atendimento é faturado, o sistema baixa essas quantidades do estoque sozinho, e a venda de balcão feita no mesmo fechamento também sai na hora. Se o faturamento for cancelado, o estoque volta pelo mesmo registro da saída, mesmo que o consumo do serviço tenha mudado depois. Cada movimento guarda data, tipo e usuário, então dá para ver quem deu entrada na compra e quando o produto foi usado. O consumo informado é uma média; por isso a contagem física continua necessária de tempos em tempos, para corrigir o que o uso real mudou.

Como fazer o inventário e corrigir as diferenças?

O inventário é a contagem física de tudo o que está no armário, comparada com o que o sistema diz que deveria estar. Escolha um dia de movimento fraco, conte por prateleira e anote a quantidade real de cada produto, sem olhar a tela antes, para não ser influenciado. No AgendaMax o ajuste de estoque recebe a quantidade contada e o sistema calcula a diferença sozinho, com um campo de motivo para registrar o que aconteceu. Diferença pequena e constante no mesmo produto costuma indicar que o consumo cadastrado no serviço está abaixo do real, e vale corrigir a quantidade no serviço. Diferença grande e repentina pede conversa com a equipe. Depois do ajuste, o relatório de estoque mostra o valor parado em produtos pelo custo e pelo preço de venda, um número útil para decidir a próxima compra.

1. 1
   Escolha o dia

   Um dia de pouco movimento, com a agenda mais leve.

2. 2
   Conte por prateleira

   Anote a quantidade real antes de abrir o sistema.

3. 3
   Lance o ajuste

   Informe a quantidade contada e o motivo da diferença.

4. 4
   Revise o consumo

   Se o mesmo produto sempre falta, aumente a quantidade cadastrada no serviço.

Perguntas frequentes