Como organizar uma clínica de estética com um sistema de agenda

O que uma clínica de estética precisa controlar além da agenda?

Na clínica de estética, cada horário marcado puxa outras tarefas. Antes do primeiro procedimento vem a anamnese, com alergias, medicamentos e condições que mudam o protocolo. Depois de cada sessão vem o registro do que foi feito, quase sempre com fotos para comparar a evolução. O tratamento é vendido em pacote, então alguém precisa saber quantas sessões cada cliente já usou. E há os produtos de cabine, como ativos, máscaras e descartáveis, que somem do estoque sem ninguém perceber. Quando cada uma dessas informações mora num lugar diferente, a recepção marca a sessão sem saber que o pacote acabou e a profissional atende sem ver a ficha. O AgendaMax junta tudo na ficha da cliente: histórico de atendimentos, prontuário, anamneses respondidas, anexos, documentos e pacotes, ligada à agenda de cada profissional.

• Anamnese própria para cada tipo de procedimento, com as respostas guardadas por data.
• Evolução registrada a cada atendimento, ligada ao horário em que ele aconteceu.
• Fotos e exames anexados à ficha, em imagem ou PDF.
• Pacotes com saldo de sessões à vista na agenda.
• Produtos de cabine com baixa automática por procedimento.
• Acesso aos dados de saúde limitado a quem precisa deles.

Como montar a anamnese e o prontuário da clínica de estética?

O ponto de partida é o modelo de ficha. No AgendaMax a clínica cria quantos modelos quiser, como facial, corporal e depilação, com perguntas de texto livre, sim ou não, múltipla escolha, número ou data. A ficha é aplicada à cliente e as respostas ficam guardadas com a data do preenchimento, de modo que dá para ver o que mudou de uma avaliação para outra. Editar o modelo depois não altera as fichas antigas, porque cada uma guarda as perguntas como estavam quando foi respondida. O prontuário recebe a evolução de cada atendimento em texto livre, e os anexos aceitam imagens JPG, PNG e WEBP e arquivos PDF, o que cobre as fotos de antes e depois. O conteúdo das perguntas e do registro é decisão do responsável técnico da clínica, conforme a formação e a área de atuação de cada profissional.

• Separe a ficha por tipo de procedimento, para não fazer pergunta que não se aplica.
• Use sim ou não nas perguntas de triagem e texto livre só quando precisar de detalhe.
• Anote no prontuário o que foi feito, o produto usado e a orientação dada.
• Anexe a foto no mesmo dia, com a mesma luz e o mesmo ângulo das anteriores.

Como vender e acompanhar pacotes de sessões?

O pacote é cadastrado com o serviço, o número de sessões e o valor, e pode ser vendido no fechamento de um atendimento ou direto pela ficha da cliente, com profissional e forma de pagamento. A partir daí, cada atendimento faturado daquele serviço consome uma sessão sozinho, e o saldo aparece na ficha, no agendamento e na própria agenda. Quando faltam uma ou duas sessões, o sistema mostra um aviso no cartão da agenda e no detalhe do horário, que é o momento de oferecer a renovação. A comissão da profissional sai por sessão realizada, sobre o valor pago dividido pelo número de sessões, e não na venda. A ficha guarda o extrato de cada pacote, com venda, sessões usadas e ajustes. Cortesia e sessão feita fora do sistema são lançadas pelo administrador como ajuste, sempre com motivo, e ficam na auditoria.

Quem pode ver os dados de saúde das clientes?

Anamnese, prontuário e fotos de tratamento são dados pessoais sensíveis, porque a Lei Geral de Proteção de Dados inclui no conceito o dado referente à saúde. Isso pede cuidado com quem enxerga o quê. No AgendaMax o prontuário, os anexos, as fichas e os documentos seguem o mesmo recorte da agenda: a profissional vê o que ela registrou, a secretária vê os registros das profissionais a que está associada e o administrador vê tudo. O que a recepção registra, como um exame anexado no balcão, é do estabelecimento e fica visível para a equipe. A secretária nunca exclui prontuário, ficha, anexo ou documento, e as ações de criar, alterar e excluir vão para a auditoria. Quanto à profissão, a Lei 13.643/2018 regulamenta o esteticista e o técnico em estética e deixa de fora a estética médica.

Perguntas frequentes